Từ các tùy chọn ít thông dụng cho đến các phím tắt bí truyền và các add-on bí mật, bài viết sẽ giúp bạn “vén màn” cũng như làm chủ các chương trình thường dùng hằng ngày.
Các ứng dụng bạn quen dùng nhất - như trình duyệt Web, các công cụ làm việc, quản lý hình ảnh, video và các tiện ích xây dựng sẵn của chính ứng dụng mà bạn đang dùng hay của Windows - có nhiều tính năng hữu ích hơn những gì bạn thấy. Chúng có các tính năng không phổ biến giúp máy tính dễ dùng hơn, có những phím tắt tiện dụng mà bạn chưa từng biết, và hỗ trợ các add-on, plug-in giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian cho các công việc hằng ngày.
Tuy nhiên để tìm kiếm các phím tắt và các tính năng ít thông dụng này, thông thường bạn sẽ “lục tung” trong các tài liệu hướng dẫn sử dụng hoặc trong trình trợ giúp của chương trình, và lời khuyên là bạn không nên “lạc lối” ở những chỗ này. Hãy đọc hết bài viết này, bạn sẽ biết những bí mật tiềm ẩn bên trong các chương trình.
Thủ thuật Windows
Các thủ thuật và thao tác xử lý tác vụ sẽ giúp các ứng dụng mở nhanh hơn, tìm kiếm tập tin dễ dàng hơn và việc quản lý máy tính đơn giản hơn.
Phím tắt Windows Xem nhanh thông tin hệ thống: nhấn phím <Windows>.<Pause> để mở cửa sổ System Info. Phím tắt này khá hữu dụng khi bạn khắc phục sự cố máy tính cũng như muốn xem nhanh thông tin cấu hình hệ thống.
Mở các ứng dụng trên taskbar: nhấn phím <Windows> và bất kỳ phím số nào để mở ứng dụng trên taskbar (ví dụ nhấn phím <Windows>.1 sẽ mở Windows Explorer, <Windows>.2 sẽ mở ứng dụng nằm kế bên phải của Windows Explorer,…).
Chuyển đổi màn hình hiển thị trong Control Panel: để chuyển các chế độ hiển thị màn hình ngay khi bạn gắn máy chiếu hoặc đế máy tính xách tay (MTXT) vào một màn hình hiển thị bên ngoài, nhấn phím <Windows>.P
Chạy các ứng dụng ở mọi nơi: bạn có thể mở các ứng dụng và thiết lập các tham số từ bàn phím, mà không phải mất thời gian tìm ứng dụng trong trình đơn Start. Nhấn phím <Windows>.R để mở hộp thoại Run.
Các tinh chỉnh thêm Đừng để việc tự động cập nhật ảnh hưởng công việc: Windows Update thường buộc máy tính khởi động lại sau khi nó hoàn thành việc cập nhật hệ điều hành với bản vá lỗi mới nhất, và nếu bạn không ngồi trên máy tính và chưa lưu các tài liệu vào lúc đó, bạn sẽ mất chúng. Để ngăn việc này xảy ra, mở Windows Update trong Control Panel, nhấn Change Settings, và trong trình đơn thả xuống, chọn Download updates but let me choose whether to install them. Bằng cách này, bạn sẽ không bao giờ bị mất dữ liệu chưa lưu do cập nhật Windows nữa.
Thay đổi thư mục mặc định của Windows Explorer: mệt mỏi khi phải vào Windows Explorer tìm một thư mục bạn thường dùng? Bạn có thể tiết kiệm thời gian và các thao tác bằng cách thiết lập Windows Explorer mở thư mục của bạn mặc định. Nhấn phải chuột vào biểu tượng Explorer trên thanh taskbar, sau đó nhấn phải chuột Windows Explorer và chọn Properties. Trong ô Target, thêm khoảng trống và đường dẫn tập tin vào sau dòng %windir%\explorer.exe, đường dẫn mới sẽ có dạng như sau: %windir%\explorer.exe C:\Users\tên của bạn\tên thư mục.
Mặc định cách xem thư mục: Windows sẽ nhớ và duy trì các thiết lập View của bạn cho từng thư mục – điều này có thể gây khó chịu nếu bạn muốn cố định một cách xem. Mở thư mục, nhấn thẻ Organize, và chọn Folder and search options. Chọn thẻ View và nhấn nút Apply to folders ở phía trên.
Tắt touchpad khi gõ: nếu touchpad của bạn thiết lập để phát hiện một thao tác gõ nhẹ như một cú nhấn chuột, khi đó touchpad sẽ làm cho con trỏ chuột di chuyển khắp màn hình bất cứ lúc nào bạn vô tình chạm cổ tay vào touchpad. Grab Touchfreeze (find.pcworld.com/70214), một tiện ích miễn phí tự động tắt touchpad trong khi gõ chữ.
Hình 2: Nhấn phím .P để chuyển chế độ hiển thị khi bạn gắn thiết bị ngoại vi.
Dùng thư viện (thư mục) trên máy tính 
Thư viện của Windows 7 cung cấp cách thức tổ chức và truy cập tập tin dễ dàng, nhưng chúng còn có thể tốt hơn nữa khi kết hợp với Win7 Library Tool (find.pcworld.com/70215). Công cụ này cho phép thêm các thư mục không được đánh chỉ mục (bao gồm các thư mục mạng) vào thư viện mà bạn chọn.
Lấy thẻ nhớ khỏi máy tính mà không phải chờ: bạn dùng biểu tượng Safely Remove Hardware trên khay hệ thống trước khi lấy thẻ nhớ hay những thiết bị tương tự ra khỏi máy tính - nhưng việc chờ đợi để nhận thông báo “có thể rút thiết bị” là điều bạn không muốn. Điểm mấu chốt cho việc lấy thiết bị ra khỏi máy tính nhanh chóng và không làm mất dữ liệu là bạn cần đảm bảo rằng Windows không đang ghi trên thẻ nhớ. Đầu tiên, nhấn phải chuột trên thẻ nhớ trong Windows Explorer, chọn Properties, nhấn vào thẻ Hardware, chọn đầu đọc thẻ nhớ (memory card reader), và chọn Properties, sau đó nhấn chuột thẻ Policies (bạn có thể phải nhấn nút ‘Change settings’ trước khi thẻ Policies xuất hiện), và chọn Optimize for quick removal. Từ nay về sau, bạn sẽ không còn cần đến Safely Remove Hardware.
Mẹo nhỏ trên taskbar
Khôi phục thanh Quick Launch: Windows 7 đã thêm một số tính năng hữu ích vào thanh taskbar, nhưng lại gỡ thanh Quick Launch. May thay, bạn vẫn có cách khôi phục lại thanh Quick Launch như trước đây. Nhấn phải chuột trên taskbar và bỏ chọn Lock the taskbar, sau đó nhấn phải chuột taskbar lần nữa và chọn New toolbar. Gõ %appdata%\Microsoft\Internet Explorer\Quick Launch trong ô Folder, và sau đó nhấn nút mũi tên ở bên phải Quick Launch để mở các ứng dụng.
Dọn dẹp khay hệ thống: trên khay hệ thống có nhiều biểu tượng mà ít khi bạn dùng đến. Thay vì nhấn mũi tên để mở khay hệ thống mỗi khi dùng, bạn chỉ cần kéo thả biểu tượng thường dùng từ khay mở rộng vào khay thu gọn trên taskbar. Bằng cách này, bạn có thể nhấn chuột trên ứng dụng ngay tức thì mà không phải thực hiện nhiều thao tác như trước.
Kéo thả ứng dụng trên taskbar: cách hoạt động của một biểu tượng trên taskbar tùy thuộc vào thao tác nhấn chuột kết hợp nhấn phím. Nhấn giữ phím <Shift> trong khi bạn nhấn chuột trên một biểu tượng ứng dụng sẽ mở ra thêm một cửa sổ mới của ứng dụng đó. Nhấn giữ phím <Ctrl>.<Shift> trong khi nhấn chuột trên một biểu tượng ứng dụng sẽ mở ứng dụng với quyền quản trị (administrator). Kéo một tập tin từ màn hình (desktop) hay từ một cửa sổ đang mở lên một biểu tượng ứng dụng trên taskbar để gắn (pin) biểu tượng đến jump list của ứng dụng, hoặc giữ phím <Ctrl> để mở tập tin bằng ứng dụng đó.
Tùy chỉnh trình duyệt web với Greasemonkey
Nhiều add-on cho trình duyệt web trong bài viết này là các đoạn mã kịch bản (script) người dùng tạo (user-created script) ban đầu được viết cho Greasemonkey (find.pcworld.com/70241), một add-on Firefox cho phép bạn viết các plug-in bằng JavaScript để có thể thay đổi hoàn toàn cách dùng các trang web yêu thích. Hầu hết các script được lưu trữ tại trang Userscripts.org. Nếu không dùng Firefox, bạn có thể sẽ phải thực hiện một vài chỉnh sửa trên các script Greasemonkey, để chúng có thể hoạt động trên trình duyệt của bạn.
Người dùng Goolge Chrome may mắn hơn khi đến tháng 2 vừa qua, Chrome mới chính thức hỗ trợ đầy đủ các tính năng script. Giờ đây, bạn có thể tìm thấy khá nhiều các plug-in rêng biệt của Chrome trên trang Google Chrome Extensions (find.pcworld.com/70243). Nhiều script phát triển cho Geasemonkey cũng sẽ làm việc trên Chrome (bạn có thể tải về và cài đặt chúng trực tiếp từ trang Userscripts.org); nhưng không đảm bảo chúng sẽ làm việc tốt như trong Greasemonkey, vì vậy bạn sẽ phải chạy thử.
Người dùng Internet Explorer đang tìm kiếm thêm các script hỗ trợ, có thể chọn giữa Trixie (find.pcworld.com/70244) và IE7Pro (find.pcworld.com/70245). Cả 2 tiện ích này không nhiều và mạnh bằng Greasemonkey, tuy nhiên Trixie không được cập nhật trong vài năm qua, và IE7Pro chưa được hỗ trợ cho bản IE8. Nếu thích dùng IE, bạn hãy thử các add-on này để xem cách chúng hoạt động, nhưng chắc chắn rằng bạn phải chuyển sang trình duyệt khác để dùng nhiều add-on hỗ trợ.
Người dùng Safari làm việc trên hệ điều hành (HĐH) MAC có thể tùy chọn dùng GreaseKit (find.pcworld.com/70246) – trước đây là Creammonkey – hoặc SIMBL (find.pcworld.com/70247) để mở các script Greasemonkey. Safari trên Windows không có SIMBL/GreaseKit như trên HĐH MAC, vì vậy nếu bạn không là tín đồ của Safari thì nên chuyển sang dùng Chrome hay Firefox để có thể dùng Greasemonkey.
Làm chủ Microsoft Office
Bạn vất vả xử lý các công việc thường nhật trên bộ Office. Office sẽ chia sẻ các bí mật tiềm ẩn để giúp công việc của bạn trở nên nhẹ nhàng hơn.
Làm việc với Word
Chuyển đổi tập tin PDF: PDF to Word (find.pcworld.com/70216) là một dịch vụ web hữu ích cho phép chuyển đổi tập tin PDF sang định dạng Word, để bạn có thể biên tập. Một lựa chọn khác, bạn có thể tải về Nitro PDF Reader (find.pcworld.com/70217), đây là một ứng dụng cũng cung cấp những tính năng tương tự nói trên.
Tăng cường macros: nếu bạn mất nhiều thời gian với các thao tác lặp lại trên Word, hãy thử dùng chức năng Macro xây dựng sẵn để ghi và tự động thực hiện các thao tác. Trước tiên, mở thẻ Developer (Office 2007): nhấn chuột vào nút Office ở góc trên bên trái, chọn Word Options, và chọn mục Show Developer tab in the Ribbon. Sau đó chuyển đến thẻ Developer trên tài liệu của bạn, và thực hiện ghi macro của mình, sau đó gán macro này cho các nút toolbar hay các phím.
Xem nội dung qua thumbnail: để xem toàn bộ văn bản, bạn phải mất nhiều thời gian để cuộn từng trang. Hãy nhấn thẻ View và chọn hộp Thumbnails để thêm cột Thumbnail vào bên trái cửa sổ soạn thảo văn bản, cột này sẽ giúp bạn xem nhanh toàn bộ văn bản.
Gỡ bỏ định dạng văn bản: muốn sao chép và dán (paste) một khối văn bản mà không kèm theo định dạng? Trước tiên sao chép khối văn bản đó (<Ctrl>.C ), sau đó mở trình đơn Edit (hoặc nhấn chuột vào trình đơn thả xuống dưới biểu tượng Paste trên ribbon Word 2007), chọn Paste special, và chọn Unformatted Text. Cách này hữu ích nếu bạn muốn gỡ bỏ các đường liên kết trong nội dung sao chép từ Web.
Dùng Office theo cách riêng
Hình 3: PrintWhatYouLike cho phép bạn chọn các thành phần của trang Web để in.
Khôi phục lại trình đơn: nếu bạn không thích hệ thống ribbon của Office 2007. Bạn có thể dùng UBitMenu (find.pcworld.com/70218). Đây là tiện ích dùng cho cá nhân của hãng thứ 3 cài thêm vào Office nhằm khôi phục lại hệ thống trình đơn trước đây.
Tài liệu riêng tư: bạn có thể thực hiện một tài liệu Word hay Excel bảo mật hơn bằng cách lưu cùng với một mật khẩu (thậm chí nếu thích, bạn có tạo mật khẩu khác để không cho người khác chỉnh sửa tài liệu, họ chỉ có thể xem). Chọn Save As, nhấn chuột vào trình đơn thả xuống Tools, và chọn General Options (Security Options trong các phiên bản Office trước).
Tìm email thất lạc: mặc định, trong tìm kiếm All Items, Outlook 2007 không tìm các thư nằm trong thư mục Deleted Items. Nếu đang tìm một lá thư mà bạn nghĩ rằng đã bị xóa, hãy chọn Tools.Options.Preferences, và nhấn Search Options. Chọn hộp Include messages from the Deleted Items folder in each data file when searching in All Items dưới ‘Deleted Items’, và bạn có thể lấy lại thư lỡ xóa trong thùng rác.
Gỡ thông báo: bạn đã từng bị “hủy” một tiến trình xử lý nào đó bởi một thông báo có mail. Để tắt thông báo khay hệ thống và thông báo âm thanh của Outlook, hãy vào Tools.Options.Preferences.E-mail Options, và sau đó nhấn nút Advanced E-mail Options. Không chọn tất cả các tùy chọn (option) hiển thị dưới ‘When new items arrive in My Inbox’.Thêm một worksheet trong bảng tính Excel: để mở thêm một worksheet mới trong một bảng tính Excel hiện hành mà không phải qua bất kỳ trình đơn nào, hãy nhấn phím <Shift>.<F11>.
Script và thủ thuật trình duyệt web
Dù bạn là người hâm mộ Firefox hay tín đồ Internet Explorer, thì với rất nhiều bổ sung (add-on) có sẵn và miễn phí cho phép bạn dễ dàng tùy biến trình duyệt web theo ý thích của mình. Hãy nắm bắt các mẹo hữu ích trong phần giới thiệu sau đây, và bạn sẽ không phải tiếc rẻ khi để mất các lời bình luận hay các thông tin đã đăng trên forum, bạn không phải mất nhiều thời gian để định dạng văn bản, hay chỉnh sửa trang in mỗi lần sao chép nội dung từ web.
Quốc Dũng
